Halmstad inspirerar med sitt nya intranät
När jag besöker Halmstads intranät får jag känslan av att inget har fallit mellan stolarna. Det är egentligen inte så konstigt då jag vet att vårt projekt har haft bra förutsättningar och det backas upp av en webbredaktion som ständigt arbetar med att förbättra sitt intranät för sina användare.
- Design
- Mallbygge
- Utveckling
- Projektledning
Här är ingen modul orörd utan varje detalj har utseendeanpassats. Varje mall har noga nötts och blötts. Och vi har arbetat framåt tillsammans för att nå ett riktigt bra slutresultat.
Ämnesbaserad struktur
Halmstad valde att satsa på det vi har valt att kalla för ett ämnesbaserat intranät, som kan jämföras med en traditionell menystruktur med exempelvis Min anställning, Arbetsmiljö och hälsa, Service och stöd.
Men vad är då det?
Menyn består i huvudsak endast av en ingång som leder till intranätets alla ämnen i bokstavsordning. Enkelt förklarat kan du se varje innehållssida som ett ämne. Varje ämne går att kategorisera utifrån vilken målgrupp som ska läsa innehållet och varje ämne går att följa som användare. När man följer ett ämne får man notiser på vad som har hänt inom ämnet sedan sist man loggade in.
En användare på Halmstads intranät kan:
- Söka eller navigera sig till den information de söker på ett enkelt sätt
- Välja att se allt innehåll på intranätet, men i första hand endast se det som berör dem
- Välja egna genvägar till ämnessidor, grupper och externa verktyg
- Följa ämnen de är intresserade av och få notiser om något har hänt
- Få snabb tillgång till meddelanden, utbildningar, aktiviteter och grupper som är relaterade till det ämne de läser om eller följer.
Anpassade gruppmallar
Halmstads intranät har tre typer av gruppmallar till skillnad från många andra sociala intranät som bara har en. Förvaltningsgrupp, projektgrupp och intressegrupp. Gruppmallarna är anpassade utifrån förbestämda konstellationer och är uppbyggda på lite olika sätt beroende på vad grupperna har för behov.
Samtliga grupper är taggade med målgrupp och ämne så att vi enkelt kan visa rätt grupp för rätt person. Exempelvis tilldelas användare en förvaltningsgrupp automatiskt när den loggar in första gången. Projekt- och intressegrupper visas upp som förslag att gå med i på de ämnessidor som rör ämnet och målgruppen.
Inspirerar till användning
Halmstads kommun arbetar nu internt med att inspirera i hur man kan nyttja intranätets grupper för att skapa en kommunikativ organisation och har bland annat sociala ambassadörer som kan få igång grupperna på intranätet.
- Flera förvaltningsgrupper används redan flitigt och används som inspiration för att få andra att påbörja sin användning, menar Ulrika Hällemarker, kommunikationsstrateg på Halmstads kommun.
Ett digitalt stöd i det dagliga arbetet
Med målgruppsanpassat och kvalitetssäkrat innehåll, klarspråksanpassade texter och förbättrade funktioner har Halmstads kommun numera ett intranät som fungerar som ett sammanhållet digitalt stöd i det dagliga arbetet för sina medarbetare.
- När vi nu får sortering av verktyg och tydligare sökträffar på om det är en ämneswebbsida eller kurs/utbildning, så blir det ytterligare ett lyft. Så det känns riktigt bra, säger Ulrika.
I samband med projektet gick Halmstads kommun från 320 publicister till cirka 55 hjälpredaktörer som nu har fått en första utbildning i klarspråk och logiken kring det ämnesbaserade intranätet.
Halmstads kommun fortsätter att inspirera sina medarbetare i hur de kan använda intranätet och vi önskar dem all lycka till med sitt nya fina intranät.
