5 tips för dig som ska upphandla offentlig webb

Tips kring offentlig upphandling inför ditt SiteVisionprojekt

Vi lämnar anbud i en mängd offentliga upphandlingar varje år. Under våra snart 14 år i svängen har vi stött på både det ena och det andra. I den här artikeln sammanfattar jag några vanliga misstag och ger konkreta tips till din upphandling.

1. Välj skallkrav med omsorg

Låt enbart det som du verkligen inte kan vara utan stå som skallkrav. Det vill säga kräv rätt kompetensnivå och att webbplatsens viktiga funktioner finns med, låt resten finnas med som punkter som ger extra poäng om de ingår eller uppfylls. Då minskar risken för att leverantörer kryssar ja på sådant som inte uppfylls (ja, det finns exempel på det tyvärr) eller att man hamnar i ett läge där man tvingas avstå från ett kanonerbjudande på grund av att ett onödigt skallkrav inte är uppfyllt.

  • Komplettera kryssrutor med fritextfält
    Om man enbart kan kryssa i ja eller nej på kompetenskraven blir det svårt att jämföra svaren. Med tillhörande fritextfält ges leverantören möjlighet att beskriva sin erfarenhet inom respektive område mer specifikt. Då kan du se skillnad i kompetensnivå och erfarenhet.

    I en upphandling efterfrågades cirka 40 tekniska kompetenser där man fick svara ja eller nej genom att kryssa ja eller nej för alla kompetenskrav med en enda ruta. Då samtliga kompetenser stod som skallkrav gissar jag att många kryssade ja, även om någon kompetens saknades.
  • Undvik orimliga krav
    I en upphandling hade den upphandlande organisationen satt som skallkrav att man vid avrop skulle lämna offert inom två dagar och sedan sätta igång med arbetet inom ytterligare några dagar. Väldigt hårda krav och för att det i praktiken ska vara möjligt måste man antingen sätta andra kunder åt sidan, ta betalt för att ha resurser stand by eller chansa på att kraven aldrig kommer vara så hårda i praktiken och att det löser sig.

    Vi valde att inte ens lämna anbud delvis på grund av detta då vi hade på känn att det här inte var något man tänkte sig betala extra för i praktiken.
  • Lås dig inte vid formsaker i onödan
    I en upphandling krävdes att varje roll i projektet skulle bemannas av en unik person. Där vi ansåg det var fullgott med en utvecklare med projektledarerfarenhet krävdes i upphandlingen att projektledare och utvecklare skulle vara två olika personer, vilket oftast blir dyrare.
    Om uppstartsmöte på plats är ett skallkrav kan man inte växla det till ett distansmöte för att exempelvis lägga mer pengar på utveckling istället. Använd istället börkrav om du inte är tvärsäker.
  • Webbplatsen ska uppfylla WCAG 2.0
    Det här är en klassisk punkt som är återkommande i upphandling av offentlig webb. Vi (och säkert flera branschkollegor) eftersträvar alltid att uppfylla kraven som finns i WCAG. Att via en kryssruta lova att en webbplats ska uppfylla WCAG 2.0 är dock något som vi inte är stormförtjusta i. Dels är en stor del av WCAG 2.0 redaktionella frågor som i regel hamnar på den interna organisationen, dels så tror jag inte att det finns en enda stor, levande webbplats som uppfyller WCAG 2.0 till punkt och pricka på samtliga sidor.
    På Limepark har vi som mål att alla våra lösningar ska vara tillgängliga och validera kodmässigt oavsett om det anges i underlaget eller inte. I de flesta projekt finns det dock omständigheter som gör att WCAG behöver frångås medvetet på någon punkt. Det kan exempelvis vara:
    • Tekniska omständigheter i publiceringssystemet kan göra att en lösning blir omotiverat dyr att utveckla eller förvalta.
    • Designönskemål eller redaktionella arbetssätt kan ibland prioriteras högre än en viss riktlinje (av beställaren).
    Rimligare är att kräva att de tekniska lösningarna ska uppfylla WCAG 2.0 i möjligaste mån och att eventuella avsteg görs i samråd mellan beställare och leverantör.

    Syftet med den här punkten är inte att bagatellisera WCAG som är jättebra riktlinjer i arbetet för tillgänglig webb, tvärtom. Det jag vill sätta fingret på är att man i ett projekt på några basbelopp inte kan förvänta sig att en stor webbplats ska uppfylla WCAG på samtliga punkter. Även om man har kompetensen så tar sådant här tid att testa - sätter man det som ett skallkrav utan förbehåll bör man också avsätta en rejäl budget för det.

    De eventuella avsteg som jag anser är försvarbara är i regel marginella och webbplatserna kan ändå hålla en väldigt hög tillgänglighet. Som option i projekt erbjuder vi ofta en revision av webbplatsen ur ett tillgänglighetsperspektiv, utförd av ett specialiserat företag.

2. Äganderätt

Enligt upphovsrättslagen har producenten/upphovsmannen alla rättigheter till det som produceras och man överlåter i vanliga fall endast nyttjanderätt till beställaren, inklusive rätt att ändra och mångfaldiga lösningen för eget behov. Beställaren har dock inte rätt att vidareupplåta eller sälja det som producerats till annan part. Det här är ett väldigt naturligt upplägg där vi som producent kan känna oss trygga i att produkten vi utvecklar inte kan konkurrera med oss utan vår tillåtelse. Samtidigt är beställaren fri att göra vad den vill med lösningarna för eget bruk.

Ibland stöter vi på offentliga upphandlingar där man kräver exklusiv äganderätt. Det innebär att vi tappar alla rättigheter till det vi producerar i projektet och att köparen istället fritt kan sprida eller sälja det vidare. Som beställare i offentlig sektor tror jag sällan/aldrig att man har sådana ambitioner, men man bör vara medveten om att ett krav på exklusiv äganderätt väcker de här frågorna hos leverantörer och att det troligtvis kommer påverka priset uppåt.

Vi kan ofta hålla priserna nere om vi skapar lösningar som andra kunder kan ha nytta av, men om vi tappar alla sådana möjligheter måste vi ta med det i beräkningen för att ekonomin ska gå ihop.

Irrelevanta krav höjer kostnaderna och skrämmer bort seriösa anbudsgivare.

En upphandlare jag pratade med kunde inte förklara varför man valt att kräva exklusiv äganderätt, men försäkrade att man inte hade för avsikt att vidareupplåta våra lösningar. Det är viktigt att komma ihåg att en upphandling blir inte bättre för att man ställer fler och hårdare krav, en upphandling blir bättre av väl motiverade och relevanta krav. Irrelevanta krav höjer kostnaderna och skrämmer bort seriösa anbudsgivare.

3. Värdera kompetens

Häromveckan fick vi ett underlag där det stod “Endast pris kommer att utvärderas. Det anbud med lägst pris kommer att antas”. Det händer då och då att vi stöter på upphandlingar med vag kravspecifikation där man enbart ser till pris. Oavsett hur kompetens, erfarenhet, lösningsförslag, kundnöjdhet etc ser ut kommer man alltså välja eller tvingas välja det billigaste alternativet.

Det här kan möjligen fungera om kravspecifikationen är oklanderligt skriven och man ställer krav som gör att otillräckliga anbudsgivare sållas bort. Det man ska komma ihåg är dock att man lägger sig helt i händerna på anbudsgivarna och vad de svarar - man har i princip avsagt sig möjligheten att göra en egen bedömning av anbudsgivaren och dennes kompetens.

Vi rekommenderar att man lägger med någon slags kompetensbedömningsdel i anbudsunderlaget. Rätt utformat ger det dig som upphandlar en bättre möjlighet att bedöma anbudsgivarnas kompetens på olika sätt.

4. Ring upp referenserna

Att enbart bedöma referenser utifrån en lista eller surfa in på olika webbplatser som leverantören angett ger sällan en fullständig bild av uppdraget. Det kan vara en stor kund eller en fin webbplats, men slå en signal till kontaktpersonen och fråga om projektet höll budget och tidplan, hur stämningen var i projektet och om allt flöt på smärtfritt. Höll leverantören sina löften? Var uppdragsgivaren nöjd med samarbetet?

5. Följ upp!

Kom ihåg att göra en uppföljning på att de krav ni ställt uppfyllts i leveransen, när projektet är avslutat. Varje krav som ställs i upphandlingen gör troligtvis projektet dyrare och avgränsar vilka som kan svara (på gott och ont). Om man har med skallkrav i upphandlingen som sedan inte uppfylls av leverantören har detta troligtvis både fördyrat projektet och skrämt bort seriösa anbudsgivare i onödan.

Till sist

En punkt som jag inte går in i djupare här är ramavtalsupphandlingar där man upphandlar konsulter per timme. Det en leverantör löser på en timme kan ta tio timmar hos en annan. För att hitta den leverantör som ger maximal nytta per satsad krona gäller det att hitta en modell som kan indikera det här. Det är givetvis allt annat än enkelt men jag tror att punkt fyra här ovanför är en bra start: prata med referenspersonerna och låt tidigare utförda arbeten vara en del av bedömingskriterierna.

Titta även på möjligheten att göra direktupphandling. Det är en förenklad upphandlingsform för projekt upp till cirka 500 000 kr per år som inte medför samma formkrav som vanlig upphandling. Direktupphandling ger beställaren större frihet att välja den leverantör som uppfyller de krav som är relevanta för ens projekt.

Stort lycka till med upphandlandet! Jag avslutar med att tipsa om min kollega Pers blogginlägg Lägg grunden till ett lyckat SiteVision-projekt.

Jönköping

Jönköping

Limepark AB

Gjuterigatan 9
553 18 Jönköping
Vägbeskrivning

Stockholm

Stockholm

Limepark AB

Gotlandsgatan 46
116 65 Stockholm
Vägbeskrivning

Timrå

Timrå

Limepark AB

Folketshusvägen 10
860 35 Söråker
Vägbeskrivning

Örebro

Örebro

Limepark AB

Kansligatan 1
703 61 Örebro
Vägbeskrivning

Örnsköldsvik

Örnsköldsvik

Limepark AB

Magasinsallén 2
891 31 Örnsköldsvik
Vägbeskrivning

*

I supporten:
Evylyn
AAA - Högsta kreditvärdighet