Webbsida eller dokument, hur ska information publiceras på webben?

Webbinnehåll ger bättre förutsättningar för sök

Både webbsidor och många dokumentformat kan indexeras av en sökmotor. Att en PDF är sökbar betyder däremot inte automatiskt att den ger en bra sökupplevelse.

Sökningen kan visa var svaret finns

Med webbinnehåll finns också möjlighet att låta sökningen hjälpa användaren vidare efter själva sökresultatet. När användaren öppnar en träff kan den aktuella sökfrasen markeras direkt i sidans rubriker och brödtext. På så sätt blir det enklare att snabbt se var på sidan den efterfrågade informationen finns, även på längre informationssidor.

Här har vi ett bildexempel från Kungsbacka kommun.

Det innebär att sökupplevelsen inte behöver sluta när användaren klickar på ett sökresultat. Sökningen kan hjälpa användaren hela vägen från frågan, via rätt sida, till den specifika formulering eller det avsnitt som innehåller svaret.

Med webbsidor finns betydligt bättre möjligheter att arbeta strukturerat med exempelvis:

• tydliga sidrubriker och ingresser
• metadata och kategorier
• målgrupper
• informationsägare
• relaterat innehåll
• filtrering och listningar
• navigation och länkar till närliggande information.

I Sitevision kan metadata dessutom användas för att bygga filtrerade listningar och andra ingångar till innehållet. Informationen behöver alltså inte bara hittas genom fritextsökning.

Målet bör vara att användaren hittar rätt information, inte bara en lång lista med dokument som råkar innehålla samma sökord.

Webbsidor fungerar bättre på olika skärmar

Ett annat viktigt argument är mobilanvändning.

En webbsida är byggd för att anpassa sig efter skärmens storlek. Rubriker, text, länkar och andra komponenter kan presenteras på ett sätt som fungerar oavsett om användaren sitter framför en stor bildskärm eller använder telefonen.

Ett dokument är däremot ofta framtaget för en viss sidstorlek, vanligtvis A4. Att zooma, panorera och leta efter ett stycke i en lång PDF på mobilen är sällan en bra användarupplevelse.

På ett intranät kan skillnaden vara särskilt betydelsefull. Alla medarbetare sitter inte vid en dator när de behöver informationen.

Tillgänglighet blir enklare att kontrollera

PDF- och Office-dokument kan göras tillgängliga, men det kräver kunskap och ett aktivt arbete med varje enskilt dokument.

När stora dokumentarkiv har byggts upp under många år är det inte ovanligt att kvaliteten varierar. Dokument kan ha bristande rubrikstruktur, tabeller som är svåra att tolka, bilder utan textalternativ eller läsordningar som inte fungerar med hjälpmedel.

Genom att publicera informationen i webbplatsens tillgänglighetsanpassade mallar och komponenter får redaktören bättre förutsättningar att göra rätt från början.

Det betyder inte att en webbsida automatiskt är tillgänglig, men förutsättningarna att arbeta konsekvent med tillgängligheten blir bättre.

Vem ansvarar för att informationen fortfarande stämmer?

Ett stort filarkiv innebär också en förvaltningsutmaning.

Efter några år kan det finnas hundratals eller tusentals dokument. Då uppstår snabbt frågor som:

• Är den här rutinen fortfarande aktuell?
• Vem ansvarar för den?
• Finns det en nyare version någon annanstans?
• När granskades innehållet senast?

Med strukturerat webbinnehåll går det att knyta information till exempelvis en innehållsansvarig och använda metadata för senaste granskning eller nästa översyn.

I Sitevision finns också funktionalitet som kan användas för att uppmärksamma redaktörer och sidansvariga på innehåll som behöver ses över.

Det är betydligt bättre än att filer blir liggande i ett arkiv utan tydligt ägarskap.

Passa på att gallra, migrera inte bara problemet

Vid ett byte eller en ombyggnad av en webbplats eller ett intranät är det lockande att flytta över allt befintligt material.

Har organisationen 3 000 dokument är det däremot inte självklart att målet ska vara 3 000 dokument även i den nya lösningen.

Flytten är ett bra tillfälle att fråga:

• Används informationen?
• Är den fortfarande aktuell?
• Finns samma information på flera ställen?
• Vem ansvarar för den?
• Ska den bli webbinnehåll?
• Behöver den över huvud taget följa med?

Att flytta ett gammalt och svårförvaltat filarkiv till en ny webbplats löser inte grundproblemet. I värsta fall får man bara ett nytt filarkiv med samma gamla innehåll.

Men dokument är inte fel

Det finns samtidigt gott om information som faktiskt ska vara ett dokument.

En blankett som användaren behöver ladda ner är ett tydligt exempel. Detsamma kan gälla protokoll, rapporter, formellt beslutade handlingar eller material där dokumentet i sig har betydelse och behöver kunna distribueras i oförändrad form.

Frågan bör därför inte vara "Hur blir vi av med alla dokument?" utan:

Om svaret är nej och informationens huvudsakliga syfte är att läsas på webbplatsen finns det ofta goda skäl att göra den till webbinnehåll.

Webb först, dokument när det behövs

Det handlar i slutändan om att utgå från användaren.

När någon behöver veta hur en arbetsuppgift ska utföras ska personen inte behöva förstå organisationens dokumentstruktur, känna till namnet på rätt PDF och därefter leta efter svaret på sidan 17.

Informationen ska vara enkel att hitta, läsa, förstå och hålla aktuell.

Därför rekommenderar vi principen:

Det ger bättre förutsättningar för sökbarhet, tillgänglighet, mobil användning och löpande förvaltning – och framför allt en bättre upplevelse för den som behöver informationen.